昆山慧聚慈善基金会发票管理办法

昆山慧聚慈善基金会发票管理办法

一、 总则

 

第一条  为加强昆山慧聚慈善基金会（以下简称“本会”）发票的管理，依据《中华人民共和国发票管理办法》的规定，特制定本管理办法。

第二条  本会目前使用捐赠发票。本制度所阐述的发票管理，是指本会对捐赠发票购置、开具、结存、保管、查询、核销等事项的管理。

第三条  本会财务部负责发票的全面管理工作。财务部要设专人负责发票的购置、开具、保管、查询、核销等管理工作。不得向财政、税务机关以外的单位、个人购买发票；不得借用其他单位、个人的发票。

本会的发票只限于本会经营活动使用，任何部门和个人不得将本会的发票出售、出借、转让他人使用；不得擅自委托他人保管；不得携带外出。

第四条  空白发票要与财务印鉴分开保管。开具发票后方可加盖财务印鉴，不得将空白发票盖上财务印鉴备用。

 

二、 捐赠发票的管理

 

第五条  财务部出纳人员负责捐赠发票的购置、开具、保管、结存、查询、核销工作；负责建立《购置捐赠发票登记簿》和《开具捐赠发票登记簿》，并负责购置、开具捐赠发票登记簿的登记工作。

财务部长每月要对捐赠发票的购置、开具、保管、结存情况进行核查，发现问题要及时向秘书长汇报。  

第六条  本会只能向昆山市财政局申请购置捐赠发票，不得向财政局以外的单位、个人购买捐赠发票，不得借用其他单位的捐赠发票。购置捐赠发票后，出纳人员要在设立的《购置捐赠发票登记簿》上进行登记后方可使用。

必须按顺序号使用捐赠发票，发票不得缺页、撕毁和拆本。开具捐赠发票后，出纳人员要在设立的《开具捐赠发票登记簿》上进行登记后，方可交予捐赠人或捐赠单位。

第七条  本会在接受捐赠时，出纳人员向捐赠人或捐赠单位开具昆山市财政局印制的《昆山市接收捐赠统一收据》，开具捐赠发票时要做到：

1、抬头处要填写捐赠单位名称，或个人名称；

2、发票各联必须采用复写的方式一次填开，各联次内容和金额要填写一致；

3、发票各栏目要全部、如实的填写，不得留有空栏目。不得隔行填写，不准留有空格，发生空格时，在空格处划一斜线注销(也称封闭线)；

4、金额合计数的大、小写要一致，大写的金额合计数前用“（X）”符号

5、开具的发票应字迹清楚规范，不得潦草，内容完整真实，印章齐全；

6、开错发票时，应将其作废后重新开具。将开错的发票加盖“作废”戳记或在发票上注明“作废”字样，并将各联次贴在其存根联后一并完整保存保管，不得私自销毁。

第八条  出纳人员要将空白捐赠发票与财务印鉴分开保管；每月要盘点一次，发现问题要及时向财务部长汇报。

出纳人员不得将使用的发票摆放在桌面上。发票开具完毕，应立即收入安全
处存放，防止丢失。

第九条  财务部负责外部对捐赠发票的查询工作。外部查询人员须提交单位介绍信或个人查询申请书，经财务部长审核批准后出纳人员方可予以接待，并收托和保存查询信件。出纳人员必须现场陪查，不允许查询人员自行查询，不允许查询人员将捐赠发票带离现场。

第十条  捐赠方丢失发票要求补开的，出纳人员不得为捐赠人或捐赠单位补开捐赠发票。特殊情况，经秘书长签字同意后，可根据捐赠方提供的该单位公章的证明函件（捐赠单位、捐赠时间、捐赠金额、捐赠项目），查找出原捐赠发票存根进行复印，并在复印件上写明“本捐赠发票为我单位开具，再次复印无效”，在发票复印件上加盖本会的财务专用章后提供给捐赠方。

第十一条  本会的捐赠发票只限于本会经营活动使用，任何人不得将本会的捐赠发票转让、出售、出借给其他单位或个人使用；不得为任何单位或个人代开捐赠发票；任何人不得私自销毁、涂改捐赠发票；任何人不得委托他人保管捐赠发票；任何人不得将捐赠发票携带外出；任何人不得将捐赠票据与其他票据互相替代。

第十二条  捐赠发票使用完毕，应按照昆山市财政局的要求认真填写相关资料，按顺序清理捐赠发票存根，并按照国家统一的财务会计制度规定妥善保管。发票存根联的保存年限，按《中华人民共和国发票管理办法》规定为五年，保存期满后，财务部报本会备案后，报经财政局（税务机关）查验后销毁。
 

三、法律责任

 

第十三条  本会所属部门、员工，凡发生下列情况之一的，本会责令其立即停止违法、违规活动，并根据情节轻重给予行政处分、经济处罚；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

1、 买卖发票，将发票出售、出借、转让；

2、 未按财政局规定购置、开具和管理发票的；

3、 未按税务机关规定购置、开具和管理发票的；

4、 将空白发票事先盖章备用的；

5、 外出携带空白发票的。

第十四条  上述违规发生的经济处罚款，上交门店财务部。

 

三、 附则

 

第十五条  本制度的解释权在本会财务部。

第十六条  本办法自2014年4月20日起实施。