昆山慧聚慈善基金会档案管理办法

昆山慧聚慈善基金会档案管理办法

第一章　　总　　则

 

第一条　为规范昆山慧聚慈善基金会（以下简称“本会”）的档案管理工作，更好地为各项业务工作服务，依据国家相关法律、法规和本会相关规定，制定本办法。

第二条　本办法所称档案，是指本会在履行职能活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录资料。

第三条　本会秘书处综合部是档案管理的职能部门，负责本会档案的管理、监督、检查工作，保证本会档案的完整、准确、安全和有效利用。

 

第二章　　归档范围及保管期限

 

第四条　　归档范围

（一）上级党政机关、人民团体及领导人对本会工作的重要批示、讲话、题词及相关声像资料。

（二）上级机关和主管部门下发、转发的各类文件、条例、条令等法律、法规性文件。

（三）上级机关和主管部门交本会办理或本会参与办理的提案、议案、建议和函件等，包括办理、调查、答复、处理的相关文件材料。

（四）本会召开的会员代表大会、理事会、常务理事会、理事长办公会的全套文件和声像资料；理事长办公会议纪要；本会召开的各类重要工作会议、座谈会、研讨会和专业会议的会议文件和声像资料。

（五）本会向上级机关的请示、报告及上级机关的批复；本会制发、转发及与其他单位联合颁发的各种文件签发稿件；本会团体会员的请示、报告及本会的批复。

（六）本会领导在工作中形成的重要文、电、信函及声像资料；重要的人民来信、来访材料及处理过程中形成的文件材料。

（七）本会制定的各项规章制度；各部门在工作中形成的重要文件（包括请示、报告、合同、协议）和声像资料。

（八）本会实施的所有项目章程、申报资料、入户调查、审批审核、救助名单、资金发放明细、项目年度总结等资料。

（九）本会财务凭证及报表、经济合同、审计报告等财务资料。

（十）本会在国家、省、市级报纸、杂志、网站、电视台等媒体发表或报道过的文章和相关资料。

第五条　　档案保管期限

本办法第四条中除六、七、八、十等四项内容为长期（２０年）保存外，其他档案资料均为永久性保存。

 

第三章　　档案保管与利用

 

第六条　　档案保管

（一）档案材料分别按照项目实施始终和其它年度性文书收集整理，保持其连续性和完整性；文件分类整理好后应按目录装订成册并在封面标注资料内容、性质、时间等概要信息。

（二）档案由综合部负责收发、管理和立卷，各部门原则上不再保存应归档的文件资料。

（三）当年文档均由各部门收集整理，列出目录清单，于次年３月底移交综合部保管，并办理相关交接手续。

（四）各部门除整理移交纸质档案资料外，还需向综合部整理移交电子档案。

（五）综合部应根据保存档案资料的数量设置档案专柜和其它配套设施，并明确专人负责管理，定期检查档案，做到卷目相符。

（六）综合部应将各部门移交的档案资料分门别类登记编号后，按时间顺序在档案专柜存放，并建立档案资料查阅目录。

（七）档案橱柜要摆设整齐，柜内案卷排列合理，室内做到清洁卫生，通风良好。

（八）档案室内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆及其他物品，并定期检查消防器材，使其保持完好状态。

第七条　　档案利用

（一）本会内部人员查、借阅档案必须办理查、借阅手续，并经本会秘书处部门负责人批准，办公室负责人同意。

（二）外单位人员查阅本会档案，须持单位介绍信，办理相关查阅手续，并经本会秘书处办公室主要负责人批准后，方可查阅。

（三）本会档案一律不得外借。查阅档案原则上只限在档案室内进行，如有特殊情况需要带出档案室查阅的，应在当天下班前把档案交还档案室。

（四）查阅档案时应注意档案的整洁，不得在案卷上涂改、划线、增删和撕页。

 

第四章　　附　　则

 

第八条　　本办法由本会秘书处制（修）订并负责解释。

第九条　　本办法于2014年4月20日制定，自公布之日起执行。